[Презентация] Автоматизация поиска информации в компании

Автоматизация поиска Автоматизация поиска позволяет мгновенно находить актуальную информацию из различных источников включая CMS базы данных и документы. Система интегрируется напрямую выявляя связи между данными людьми ролями и процессами экономя время сотрудников.

Выдёргивание сотрудников Запрос от регулятора приходит поздно, приходится отвлекать сотрудников, которые долго ищут документы Данные разрозненны и неконтролируемы Данные разбросаны и не связаны между собой что приводит к ситуации когда обнаруживается устаревший файл вместо нужного Запрос от регулятора Запрос от регулятора приходит в пятницу вечером. В понедельник собирают команду, которая долго ищет документы. Данные разрозненны и неконтролируемы Данные разрозненны и неконтролируемы, поэтому при поиске часто обнаруживаются старые или неверные файлы, несмотря на усилия сотрудников

Стоимость запроса высока Расчет стоимости запроса Для расчета стоимости запроса определите количество задействованных специалистов, дни выполнения и среднюю стоимость дня. Перемножьте эти значения, чтобы узнать полную стоимость одного запроса. Время специалистов на поиск На слайде указано время специалистов, затраченное на выполнение запроса. Необходимо учесть количество сотрудников и дни работы для оценки временных затрат. Средняя стоимость дня сотрудника Средняя стоимость рабочего дня специалиста указана здесь. Умножьте её на дни выполнения запроса для расчёта общей стоимости. Частота запросов в месяц На слайде представлена информация о частоте запросов в месяц. Это позволяет оценить общую нагрузку и финансовые затраты на выполнение таких запросов за определенный период времени. Общая финансовая нагрузка Финансовая нагрузка = кол-во дней × средняя стоимость дня специалиста.

Автоматическое отслеживание версий ускоряет поиск Традиционный подход к поиску документов предполагал значительные временные затраты и участие нескольких специалистов. Аналитик тратил значительное количество времени на открытие папок, звонки коллегам и проверку актуальности версий. Этот процесс занимал до трех дней и был сопряжен с неопределенностью и возможными ошибками. Современный подход кардинально отличается. Теперь аналитик может просто задать вопрос в систему, которая мгновенно предоставляет ему необходимую информацию с указанием конкретного источника. Весь процесс занимает всего три минуты, что значительно экономит время и повышает эффективность работы. Более того, документы сами "знают" друг о друге, что позволяет автоматически отслеживать версии и поддерживать их актуальность без участия человека. Таким образом, автоматизация поиска документов существенно упрощает рабочий процесс, снижает вероятность ошибок и ускоряет принятие решений. Это позволяет специалистам сосредоточиться на более важных задачах и повысить общую производительность организации.

Чтение документов Мы подключаемся к данным CMS, базам, документам, регламентам. Читаем контексты, строим связи. Сотрудник задает вопрос — система находит ответ, показывает источник Когда сотрудник задаёт вопрос — система идёт по этим связям и находит ответ. Показывает источник. Вам на этом этапе ничего делать не нужно. Подключение к данным Подключаемся к данным CMS, базы, документы, регламенты. Чистые данные. Система находит ответы по связям, показывает источник Система анализирует документы, выявляет связи, отвечает на вопросы сотрудников, демонстрируя источники. Пользователь не участвует.