[Презентация] Жобалау кезеңінде жобаны басқару Осы кітапта ұсынылған қадамдық жоспарлау, толқындық жоспарлау тәсілі, жоғарыда айтылғандай, әр кезеңге оның басталуына дейін егжей-тегжейлі жоспарлар жасауды білдіреді. Бұл тәсілді қамтамасыз ететін әдіс ретінде иерархиялық кестені қарастыруға болады. Иерархиялық кесте-егжей-тегжейлі кесте жоспарларын жасау әдісі. Бұл әр деңгейде айнымалы дәрежесі бар көп деңгейлі кесте . Жоспарлау кезеңінде иерархиялық кесте ISR негізінде құрылады. Жоғары деңгейдегі операциялар бірнеше кішігірім операцияларға бөлінеді. Жобаның бақылау оқиғалары әдетте әртүрлі деңгейлердің байланысын қамтамасыз етеді. Суретте иерархиялық кестенің мысалы келтірілген. Сурет 1. Иерархиялық кестенің мысалы ( - ден бейімделген) Сурет. 2. Жұмыс жоспарының нақты орындалуын түзету рәсімінің сызбасы Бұл әдістің басты артықшылығы-оны жоба дамыған сайын ақпарат пайда болатын белгісіздік деңгейі жоғары жобаларда сәтті қолдануға болады. Кестені нақтылау процесіне жұмыстың егжей-тегжейлі пакетіне жауапты топ мүшелері қатысуы керек. Маңызды ескерту-ақылға қонымды бейімделу кезінде иерархиялық кесте әдісін жобаның барлық базалық жоспарларын егжей-тегжейлі және кезең-кезеңімен жасау үшін қолдануға болады: мазмұны, құны, Сапасы және т. б. Жобаны басқару жоспарын нақтылау Ат LC "жобалау" кезеңінде жобаны басқару жоспарын түзетуді жүзеге асыру қажеттілігі туындауы мүмкін-бұл толқын әдісімен жоспарлауды орындау бойынша ұсынысты ескере отырып, күтілетін жағдай. Сондықтан өзгерістерді интеграцияланған басқару процедурасымен бірге жоба жоспарының нақты орындалуын түзету процедурасын қолдану өзекті болып отыр. Төменде мәтіндік сипаттаманың мысалы және жоба жоспарының нақты орындалуын түзету процедурасының схемасы келтірілген. Жұмыс жоспарының нақты орындалуын түзету процедурасының мысалы Жұмыстарды орындаудың нақты жоспарын түзету қажет болған жағдайда: * орындаушыдан функционалдық топтардың басшылары жұмыс жоспарындағы өзгерістерді ұсыну форматында есепті кезеңдегі жұмыс жөніндегі топтың есебін қалыптастырады және жоба басшыларымен кеңес дайындау үшін келісуге және ұйымдастырушылық қолдауға жауапты қызметкерге береді; * келісуге және ұйымдастырушылық қолдауға жауапты қызметкер функционалдық топтар басшыларының жоба басшыларымен кеңесін дайындайды; * жоба жетекшілерінің функционалдық топ жетекшілерімен кездесуінде жұмыс жоспарының орындалуын қамтамасыз ету мақсатында іс-шаралар бойынша шешімдер қабылданады. Жобаның орындалуын басқару және басқару Жобаның орындалуын басқару және басқару процесі жоба менеджері мен командасынан жобаны басқару жоспарында құжатталған әрекеттерді және жоба мазмұнының сипаттамасында анықталған жұмыстарды жүзеге асыру бойынша бірқатар қадамдарды орындауды талап етеді. Жоба менеджері жобаны басқару тобымен бірге жобаның жоспарланған операцияларының барысын және жоба шеңберінде болатын әртүрлі техникалық және ұйымдастырушылық қатынастарды басқарады. Ең типтік әрекеттерге мыналар жатады: * жобаның мақсаттарына жету үшін операцияларды орындау; * бекітілген мақсаттарға қол жеткізу үшін жобаны басқару жоспарына сәйкес бөлінген қаражатты пайдалану; * мақұлданған өзгерістерді жобаның мазмұнына, жоспарларына және айналасына бейімдеу; * жобаның деректерін жинау және шығыстар, кестенің орындалуы, техникалық және сапалы прогресс бойынша есептерді қалыптастыру, сондай-ақ жобаның одан әрі дамуын жоспарлау үшін ағымдағы жай-күй туралы ақпарат беру; Сурет. 3. Жоба жұмысын басқару рәсімінің схемасы * жинақталған білім мен тәжірибені құжаттау және жалпылау, жобалық басқару процестерінің тиімділігін арттыру бойынша операцияларды жүзеге асыру. Жобаны орындау шеңберінде жеткізілім нәтижелерінің дайындығы жай-күйі және орындалған жұмыстар туралы ақпаратты қамтитын жұмыстардың орындалуы туралы ақпарат жиналады; содан кейін бұл ақпарат орындау бойынша есептілік процесіне жіберіледі. Бұл процесс жобаның өзгерістерін интеграцияланған басқаруды жүзеге асыру процесімен, сондай-ақ мазмұнын, мерзімдерін, сапасы мен құнын бақылау процестері мен құралдарымен тығыз үйлестіріледі. "Жобаның орындалуын басқару және басқару" процесін іске асыруды қолдайтын негізгі процедура-бұл сызба суретте көрсетілген жұмысты басқару процедурасы. Әрі қарай, жоба бойынша жұмыстардың барысы туралы жедел және апта сайынғы жиналысты өткізу схемалары келтірілген. Сурет. 4. Жедел кеңесті өткізу рәсімінің сызбасы Жобаның сапасын қамтамасыз ету Бұл кезеңде жобаның сапасын басқарудың негізгі міндеттері: * алдыңғы кезеңде Орындаушы мен Тапсырыс беруші келіскен өзгерістерді көрсететін сапаны басқарудың базалық жоспарына түзетулер енгізу; * кезеңді іске асырудың егжей-тегжейлі жұмыс жоспарын құру; * тапсырыс берушіден қажетті ресурстарды бөлу және қажетті мән-жайларды орындау туралы растау алу; * жоба инфрақұрылымындағы өзгерістерді анықтау. Сапа менеджментін жоспарлаудың бастапқы ақпараты сапа менеджменті процесінің стратегиялары, стандарттары және процедуралары болып табылады. Кезеңнің негізгі міндеті-стратегияларды, стандарттар мен процедураларды алдағы кезеңнің міндеттеріне сәйкес келетіндей етіп нақтылау. Кезеңнің тағы бір міндеті-аудит жүргізу жоспарын дайындауды және кезеңдегі жұмыс сапасына шолуларды қамтамасыз ету. Жоспарлау осы кезеңнің негізгі нәтижелері мен бақылау нүктелерін анықтаудан басталады. Әрбір негізгі нәтиже үшін сапаға шолу жоспарланған. Сапаға қосымша шолулар Тапсырыс берушінің жоба нәтижелерін қабылдауына байланысты бақылау нүктелерінің алдында жүргізіледі, бұл Тапсырыс беруші тарапынан қабылдау рәсімінің алдында проблемаларды анықтауға және оларды жою туралы шешім қабылдауға мүмкіндік береді. Жобаның күнтізбелік жоспары сапа аудитін жүргізуді ескере отырып түзетіледі. Осы кезеңде сапаны басқару жұмыстарын қамтамасыз ету үшін қажетті процедуралар жиынтығын тексеру керек [22]. Жоғарыда аталған міндеттер IP өмірлік циклінің барлық кезеңдеріне қатысты. Жоспарлау кезеңінде жоба менеджері сапа менеджерімен бірге жобаның сапасын қамтамасыз ету бағдарламасына түзетулер енгізеді. Ол үшін сапа менеджері алдын ала жүзеге асырады: * келесі процестердің орындалу сапасын қамтамасыз ету бойынша операциялардың болуын тексеру: o жұмыс ортасын орнату; o конфигурацияны орнату (жүйелік тестілеу үшін); o инфрақұрылымды орнату, жүйені сынау; o жүйелік және пайдаланушы тестін орындау; o жұмыс ортасын орнату; o іске қосу тестін орындау; o соңғы пайдаланушылар үшін оқытуды дайындау және өткізу; * орындалу кестесін, сапаны қамтамасыз етуге жауаптылар тізімін түзету; * сапаны қамтамасыз етудің түзетілген бағдарламасы жобасының басшысымен келісу; • қажетті рәсімдердің болуын тексеру; * өндіріс кезеңінде сапаны қамтамасыз ету және бақылау рәсімдерін пысықтау (баптау және енгізу). Өзгерістерді интеграцияланған басқаруды жүзеге асыру Өзгерістерді интеграцияланған басқаруды жүзеге асыру жобаның басынан бастап оның аяқталуына дейін жүргізіледі. Өзгерістерді басқару жобалар бірегей кәсіпорын болғандықтан және басқару жоспарына сәйкес қатаң түрде орындалған кезде сирек қажет. Жобаны басқару жоспары, жоба мазмұнының сипаттамасы және жеткізудің басқа нәтижелері өзгерістерді үздіксіз интеграцияланған басқаруды ұйымдастыру арқылы сақталуы керек. Осылайша, өзгерістерді интеграцияланған басқаруды жүзеге асыру процесі өзгерістерге қатысты барлық сұраныстарды талдау, оларды бекіту және нәтижелердің, процедуралар мен саясаттар мен жобалық құжаттардың өзгеруін басқару процесі болып табылады. Бұл процесті дұрыс жүзеге асыру жобалық топқа жобаның негізделген өзгерістерін бақылауға алуға мүмкіндік береді. Бұл жаңартулар туралы ақпарат, соның ішінде жобаны ілгерілету туралы есеп беру және оны орындау аяқталғаннан кейін жабу үшін қолданылады. Өзгерістерді интеграцияланған басқару туралы сөйлесулерді нақты іс - әрекеттер, процедуралар және жауапты рөлдер деңгейіне аударудың негізгі құралы болып табылады өзгерістерді үйлестіру матрицасы (CCM - Change Coordination Matrix) және оған байланысты өзгерістер енгізу туралы сұраныс (Project Change Request - PCR) және жобаны өзгерту журналы (Project Change Log-PCL). Бұл құралдарды кешенді пайдалану жобаға өзгертулер енгізу тәртібі мен процесін әкеледі: іс-әрекеттердің, тапсырмалардың стандартталған реттілігі және ресімделген рөлдер жоба мазмұнының таралуы (scope creep), бюджеттің артық жұмсалуы және жобаның аяқталу күнінің ауысуы сияқты мәселелерді айтарлықтай азайтады.